Welten verbinden – Informationen erschließen

Die Archiv- und Dokumentenmanagement-Systemlandschaft vieler Unternehmen ist durch Heterogenität und Komplexität geprägt. Obwohl es offiziell einen Archivstandard geben mag, gibt es auf Bereichs- und Abteilungsebene oftmals einen Wildwuchs an unterschiedlichen Archiv- und Dokumentenmanagement-Systemen. Diese zu warten und zu pflegen ist teuer – und das Auffinden und Nutzen der wichtigen Unternehmensinformationen, die dort abgelegt sind, ist eine mühselige Herausforderung, die Mitarbeitern Zeit und Nerven raubt. Informationen sind auf einer Vielzahl von Speicherorten abgelegt – in Archivsystemen und auf Fileservern ebenso wie im Outlook. Um die relevanten Informationen aufzuspüren, müssen sich Mitarbeiter durch die Datenberge wühlen, eine Aufgabe, die laut Analystenschätzungen täglich bis zu drei Stunden kostet.

Dass dieser Prozess so zeitraubend ist, liegt zum einen daran, dass unterschiedliche Ablage-und Archivsysteme nicht miteinander verbunden sind, zum anderen daran, dass eine performante Anbindung in die Microsoft-Welt, im besonderen in SharePoint, Office und Outlook fehlt. So sind Mitarbeiter gezwungen, ihre gewohnte Microsoft- Umgebung zu verlassen, wollen sie Suchanfragen starten oder Dokumente verwalten und archivieren.